Los 10 pasos para llevar una contabilidad eficiente
Para iniciar un negocio se deben tener en cuenta muchos factores, por ejemplo, que una empresa tiene diferentes áreas, entre ellas, la de contabilidad, muy necesaria para tomar las mejores decisiones que ayuden a la organización a competir en un mercado cada vez más exigente.
El colaborador del Instituto Empresa Sociedad (IES) de la USAT y especialista en gestión empresarial y negocios innovadores, MBA. Marco Alvítez Monteza, señala que la contabilidad es muy importante por las siguientes razones:
- Permite conocer la liquidez de la empresa, es decir, el efectivo con el que se dispone en caja o en el banco. Este dinero servirá para invertir, comprar insumos y mercadería, pagar salarios, etc.
- Ayuda a proyectar tributos, pagarlos y, así, evitar multas.
- Identifica si hay ganancias o pérdidas de manera mensual o anual. Esto ayuda a tomar decisiones en cuanto a mejora de productos, distribución, plan de marketing, producción, etc.
- Permite saber los gastos y los costos exactos, es decir, cuánto se invierte por cada producto con el fin de promover un ahorro en la salida del efectivo.
Para realizar la contabilidad de un negocio, el especialista brinda los siguientes consejos a los empresarios y emprendedores:
- Registrar bajo la normatividad del país:
Siempre es importante seguir las normas, procedimientos y reglamentos que rigen la contabilidad. En el caso del Perú, se trabaja con base en el Plan Contable General Empresarial y, a nivel internacional, se tienen en cuenta las Normas de Información Internacional (NIF).
- Tener en orden la documentación:
Los documentos se deben ordenar según categoría, por ejemplo, organizar los ingresos y los gastos en dos archivadores diferentes. Lo mismo sucede con los contratos con proveedores o clientes, las planillas de los trabajadores, los pagos pendientes, los pagos realizados, los estados de cuenta de los bancos, etc.
- Pagar los créditos con responsabilidad:
El experto explica que las ventas deben honrarse, es decir, ser responsables en pagar los insumos o la mercadería comprada en el momento oportuno. Para ello también es importante ordenar las facturas por fecha de cobro y pago a clientes y proveedores, respectivamente.
- Reclutar el personal adecuado:
Cuando se trata de dinero, es importante contar con un capital humano honesto. Un correcto proceso de selección y reclutamiento de personas permitirá que el emprendedor o empresario elija al candidato ideal.
- Contar con libros actuales de ingresos y egresos:
Los libros contables (ya sean documentos físicos o formatos virtuales elaborados en programas como Excel) deben actualizarse de forma diaria para determinar cuánto dinero ingresó y la cantidad que salió. Asimismo, estas herramientas ayudan a registrar lo que se vendió del negocio y lo que no.
- Clasificar los productos:
Cada artículo del negocio debe estar organizado y contabilizado. Por ejemplo, si tienes una ferretería debes saber cuántos clavos posees, la cantidad que vendiste y los que te quedan. A esto se le conoce como kardex o inventario. Así como es importante registrar cada venta, también lo es el comprar más artículos a los proveedores para estar abastecidos. De esta manera, evitamos perder ventas.
- Realizar de manera perenne el proceso de auditoría financiera:
La auditoría es una rama de la Contabilidad que permite llevar en orden los recursos financieros de la empresa. Por lo general, las organizaciones grandes tienen un área de auditoría interna que ayuda al administrador y gerente. Sin embargo, si recién se inicia un negocio, el propio emprendedor puede aprender y realizar su diagnóstico y evaluación. Luego, podrá tercerizar o implementar un departamento en el caso sea necesario.
- No mezclar las finanzas personales con la empresa:
Es típico tomar dinero de la caja de la empresa para los gastos del hogar. Sin embargo, es una decisión equivocada porque genera un desbalance patrimonial en el negocio, al emplear sus recursos sin ningún fundamento. Para evitar esto, es importante que el empresario se asigne un salario y, así, realice un control del efectivo de la organización.
- Aprender a analizar e interpretar los estados financieros:
Es importante conocer cuánto se tiene en la caja, cómo se distribuye la mercadería, cuánto se debe a proveedores, cuánto es el patrimonio, cuánto equivalen las deudas, el monto de dinero que se tiene en el banco, los activos corrientes, los inventarios, etc. Así, el emprendedor estará preparado para tomar decisiones, encontrar errores y corregirlos.
- Capacitarse en tributación y legislación empresarial:
Así no seas contador o tengas uno en la empresa, es importante aprender sobre contabilidad para saber el rumbo que toma la corporación.
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