Tips para organizar reuniones virtuales efectivas

Las reuniones virtuales de los equipos de trabajo son una actividad frecuente en todas las organizaciones. Estas son muy beneficiosas porque incrementan la productividad y la interacción entre los colaboradores de una empresa. Además, son el espacio ideal para crear soluciones, dar seguimiento a proyectos, confraternizar y tomar decisiones importantes para la corporación.

¿Cómo organizar una reunión virtual efectiva? A continuación te brindamos algunos tips:

• Elegir un programa adecuado:

Antes de iniciar una reunión es importante escoger un software de videoconferencia que se adapte mejor a las necesidades del equipo. Hay múltiples herramientas como por ejemplo, Google Meet, Zoom, Skype, entre otras. Recuerda elegir la más idónea para evitar problemas de comunicación.

• Fomentar el uso de la cámara:

Involucrar a los participantes es vital para que estén activos, presten atención a la reunión y no se distraigan con otras tareas como revisar el correo o navegar por internet. Encender la cámara es importante para transmitir más confianza al equipo, participar con responsabilidad y seguir el ritmo de la reunión.

• Encender el micro cuando sea necesario:

Durante las reuniones, debemos procurar mantener el micro apagado mientras una persona habla para evitar ruidos molestos y así contribuir con la transmisión de un mensaje claro y entendible para todos. Podemos encender el audio cuando vamos a participar o nos pidan hacerlo.

• Tener una reunión con un objetivo claro:

Es importante explicar por qué y para qué se ha convocado a la reunión. Asimismo, es necesario que los colaboradores del equipo conozcan  la agenda y los temas que se abordarán ese día, así como el tiempo estimado para tratarlos. De esta manera, demostramos respeto por el tiempo de los demás y sus actividades.

• Usar recursos visuales:

Una reunión puede ser mucho más dinámica si empleamos recursos visuales como las diapositivas, imágenes, gráficos e incluso videos. Esto ayudará a entender los temas de la conversación con mayor claridad y de forma didáctica. Es preciso revisar la información previamente a ser compartida.

• Contar con un calendario grupal:

Planear las reuniones con anticipación ayudará a que los colaboradores de la empresa puedan adelantar sus actividades y avanzarlas o acabarlas con rapidez para poder asistir. Al conocer el día y la hora exacta de la videoconferencia podemos planificar y organizar efectivamente nuestra semana.

• Crear un registro de reunión:

La memoria es frágil, por ello, se recomienda elaborar un escrito con todos los acuerdos tomados durante la reunión y las ideas propuestas por los colaboradores. En el caso de los momentos de confraternidad, se puede grabar la videoconferencia para tener un registro de lo realizado junto al equipo de la empresa.