Reuniones de trabajo remoto: tips para hacerlas más productivas
¿Cómo planear mi primera reunión remota? Una de las actividades que suelen realizarse durante el home office son los encuentros virtuales en equipo donde se evalúa el desempeño de los colaboradores, se elaboran estrategias y se toman decisiones en beneficio de la empresa.
Adaptarse a esta situación puede ser un gran desafío tanto para líderes como trabajadores de una organización, porque según el Project Management Institute (PMI), muchas veces la falta de concentración puede impedir que las reuniones virtuales sean verdaderamente exitosas y productivas.
Sin embargo, existen algunos tips que puedes emplear para alcanzar este objetivo:
- Reuniones en tu calendario. El primer paso es programar el encuentro virtual con unos días de anticipación para que tus colaboradores puedan avanzar en sus tareas pendientes y organizar su agenda de trabajo.
- No olvides el temario. Tu reunión tendrá que enfocarse en un objetivo principal que será abordado por tu equipo de trabajo. Teniendo en claro sobre qué se hablará, evitarán cambiar de tema o explayarse demasiado.
- Luces, cámaras y acción. Durante las reuniones virtuales es bueno mantener la cámara encendida para que exista un contacto mucho más directo entre todos. Esto hará que la comunicación sea mucho más fluida, dinámica y real.
- Todos tienen algo que decir. Para que la reunión sea más productiva y organizada, brinda la oportunidad de participar por turnos a tus colaboradores. Recuerda que es importante escuchar sus inquietudes y opiniones.
- Amigos tecnológicos. No solo comunicarse mediante el diálogo hará de tu reunión mucho más exitosa, sino también, mostrar la información importante mediante diapositivas, videos, imágenes, infografías. Lo visual capta más la atención.
- Toma nota de todo. Puedes ir apuntando todas las opiniones, propuestas e ideas de tu equipo. También es importante emplear herramientas de colaboración que permitan acceder al contenido en tiempo real y disponer de él para su mejora.
- Genera conexión. Según el Project Management Institute (PMI), para lograrlo, se deben incluir recursos lúdicos, motivar la escucha, no tener más de 20 participantes, contar con un moderador y reportar conclusiones de la reunión vía correo.
Ahora que conoces estos tips sobre cómo hacer más productivas tus reuniones de trabajo remoto, ponlos en práctica y verás como los resultados del home office son súper positivos para tu organización.