Diagrama de Gantt: ¿qué es y cómo hacer uno?

Una de las actividades más importantes en las organizaciones es la planificación, la cual ayuda a ordenar y a estructurar la ejecución de un proyecto. Según Terrazas (2011), en esta tarea es necesario el uso de herramientas que establezcan las bases para disminuir los peligros de fracasar en el desarrollo de los proyectos.

Es en este contexto donde aparece un recurso planificador trascendental: el diagrama de Gantt, una herramienta de gestión que sirve para organizar y programar tareas en un periodo determinado de tiempo (Pérez, 2021). Asimismo, es útil para seguir y controlar el avance de cada fase del proyecto.

Hinojosa (2003) explica que esta herramienta nació gracias a Henry Gantt, ingeniero estadounidense que procuró resolver el problema de la programación de actividades. Así, a fines de siglo XIX, propuso un diagrama que mostrase el periodo de duración de cada acción, fecha de inicio y fin, así como el tiempo total requerido para realizar el trabajo.

Usar este diagrama en la empresa es beneficioso porque simplifica el proyecto, pues grafica de forma visual todas sus fases  y facilita la comprensión del mismo. Handl (2014) explica que esta herramienta ayuda a organizar los objetivos y acciones, además, contribuye a establecer plazos realistas para la ejecución de los proyectos.

¿Cómo se crea un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt consiste en un sistema de coordenadas que cuenta con dos ejes: 1) el vertical, en el cual se colocan las actividades que se realizarán desde que inicia hasta que finaliza el proyecto; 2) el horizontal, en el cual se ubican los tiempos o plazos de ejecución establecidos para cada tarea (p.ej. días, meses, semestres, etc).

Para crear uno podemos seguir los siguientes pasos (Rodríguez, 2014):

Uno: Definir el proceso o proyecto que queremos planificar y monitorizar

El proyecto debe ser concreto y realizable, además, se debe contar con los recursos humanos y materiales necesarios para llevarlo a cabo.

Dos: Enumerar la lista de actividades que requiere nuestro proyecto

Se debe establecer una lista de tareas o fases del proyecto, ya sean primarias o secundarias. Así, se sabe con exactitud el conjunto de actividades claves para su ejecución.

Tres: Determinar la duración de cada una de las actividades del proyecto

Es importante establecer la fecha de inicio y término del proyecto. Asimismo, es necesario asignar un tiempo de duración para cada fase. En este punto hay que tener en cuenta que los lapsos sean realistas y alcanzables.

Cuatro: Crear una tabla con dos ejes

El siguiente paso es crear una tabla o un gráfico con dos ejes:  el ‘X’ donde se ubican las unidades de tiempo; y el ‘Y’ donde se colocan las fases o actividades. Estos pueden realizarse en Excel u otro programa informático.

Cinco: Representar la duración de tareas mediante barras horizontales

Esto servirá para identificar el tiempo de duración de cada actividad. La longitud de las barras horizontales debe ser proporcional al plazo establecido para cada una de las tareas a realizar.

Luego de elaborar el gráfico, se asignan las tareas al equipo de la empresa, además, es importante verificar el progreso de cada una de ellas. Asimismo, se puede marcar cada actividad con diferentes colores para que sean mucho más fáciles de identificar.

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Referencias: 

Handl, K. (2014). Aplicación práctica del Diagrama de Gantt en la administración de un proyecto. Recuperado de https://bit.ly/3xEMXIM

Hinojosa, M. (2003). Diagrama de Gantt. Recuperado de https://bit.ly/3AKQd7q

Pérez, A. (2021). ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? Recuperado de https://bit.ly/2UvIIAL

Rodríguez, L. (2014). Planificación estratégica. Diagrama de Gantt. Recuperado de https://www.enp.edu.uy/images/libros/Diagrama%20de%20Gantt.pdf

Santos, D. (s.f.). Cómo crear un diagrama de Gantt en tan solo 5 pasos. Recuperado de https://bit.ly/2SYu3xJ

Terrazas, R. (2011). Planificación y programación de operaciones. Recuperado de https://www.redalyc.org/pdf/4259/425941257002.pdf