Los cinco procesos de la administración de proyectos
La gestión de proyectos consiste en el uso de conocimientos, habilidades y metodologías que permiten lograr los objetivos del negocio dentro de un programa y presupuesto definidos (Saénz, et.al, 2019). Según el Project Management Institute (PMI), administrar un proyecto implica el manejo de recursos con la finalidad de ejecutarlo con eficiencia y dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costos establecidos desde el inicio.
Krajewski, Ritzman y Malhotra (2013) plantean que, para administrar un proyecto, es importante su sistematización en etapas, en otras palabras, cada proyecto se caracteriza por tener un proceso de gestión que facilita su dirección, planificación y control. El PMI (2008) señala que el número de fases, la necesidad de establecerlas y el control aplicado, dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto.
¿Cuáles son estos procesos de gestión? Te lo explicamos, a continuación:
Proceso de inicio:
Incluye la definición de los objetivos, los miembros del equipo, los stakeholders, el tiempo disponible para ejecución, los recursos que se requieren y el tamaño del proyecto (Gómez, Cervantes y González, 2012). Para Ameijide (2016), esta información forma parte del acta de constitución del proyecto, la cual debe ser aprobada para que este se considere oficialmente autorizado.
Proceso de planificación:
Consiste en definir las tareas y las actividades para lograr las metas, elaborar un calendario o cronograma de ejecución y establecer un presupuesto. Ameijide (2016) explica que, en resumen, este proceso desarrolla el plan para la gestión del proyecto, así como los documentos que se usarán para su ejecución. La autora señala que pueden existir cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Proceso de ejecución:
Gómez, Cervantes y González (2012) afirman que la ejecución implica la dirección del equipo, la comunicación con los clientes, la resolución de conflictos y el cuidado de los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos. En definitiva, la ejecución integra y pone en marcha todas aquellas actividades del proyecto establecidas en el plan de trabajo.
Proceso de control y seguimiento:
Este proceso se encarga de supervisar, analizar y regular el avance del proyecto, con la finalidad de reconocer las áreas en las que el plan requiera cambios. Incluye las siguientes tareas: controlar cambios, recomendar acciones preventivas para evitar problemas, seguir las actividades del proyecto de acuerdo con el plan original, entre otras (Ameijide, 2016).
Proceso de cierre:
El cierre del proyecto abarca una serie de actividades como el reconocimiento de logros y resultados, el cierre de actividades y dispersión del equipo, la revisión del proceso y resultados, la elaboración del informe final y las auditorías (Gómez, Cervantes y González, 2012). Ameijide (2016) añade el registro de impactos del proceso, la documentación de las lecciones aprendidas, entre otras tareas.
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Referencias:
Ameijide, L. (2016). Gestión de proyectos según el PMI. Recuperado de https://bit.ly/2XK3v53
Gómez, M., Cervantes, J. y González, P. (2012). Administración de proyectos. Recuperado de https://bit.ly/3AeGWDf
Krajewski, L., Ritzman, L. y Malhotra, M. (2013). Administración de operaciones. Procesos, y cadena de suministro. Décima edición. México: Editorial Pearson
Sáenz, A., et.al. (2019). Estudio exploratorio en gestión de proyectos. Memoria Investigaciones en Ingeniería, 17(1). pp 91-111. https://doi.org/10.36561/ING.17.5